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Manual de Calidad. Capítulo 3,“El Aprovisionamiento”

Procesos de compra:

La negociación exitosa cliente–proveedor empieza desde la negociación del pedido de compra. Una relación amigable de confianza, seguridad y economías mutuas.

La mayoría de las organizaciones todavía no comprende la necesidad de llevar a cabo una gestión de compras / aprovisionamiento o consideran que esta consiste sólo en comunicarse telefónicamente con los proveedores para solicitarles los productos o servicios requeridos.

Sin embargo, es necesario definir todas las responsabilidades involucradas, la forma de comunicar los datos de compra, la selección de proveedores, los criterios de selección y evaluación, las acciones consecuentes, los controles al proveedor, la realimentación y los reclamos.

No se puede permitir que los productos o servicios comprados no cumplan las especificaciones,requisitos, tiempos o contratos pactados. Para ello, se deben establecer procesos de compra con los procedimientos asociados que faciliten la eficiente evaluación y control de los productos comprados y servicios contratados.

Es recomendable llevar a cabo un control de proveedores y asesores que contemple su capacidad, su relación y su compromiso con la satisfacción del cliente final. Puede ser útil tener un registro de proveedores y asesores, que se puede materializar en una lista con sus datos de contacto.

Para seleccionar a los proveedores y asesores, se debería, previamente, definir los criterios de selección que más se adapten a las necesidades del proyecto. Se puede considerar su capacidad sobre los siguientes ítems:

• Planificación y realización del trabajo y su verificación; cómo maneja la información.

• Cómo opera un ciclo PDCA (planificar-hacer-controlar-actuar) para identificar que  las causas reales y potenciales del trabajo no conforme sean identificadas y atendidas.

• Cómo fue su desempeño anterior.

• Cuál es su capacidad financiera.

• Cómo se enfoca en la gestión ambiental y de seguridad, etc.

Muchas o solo unas pocas personas pueden intervenir en los procesos arriba mencionados; lo importante es trabajar con proveedores cuyo objetivo sea la calidad, se preocupen por la satisfacción del cliente y que estén involucradas en el logro de los buenos resultados.